Le TACE, ou Taux d’Activité Congés Exclus, est un indicateur clé pour les entreprises de services telles que les ESN, les cabinets de conseil, les bureaux d’études et les agences web. Il mesure le temps facturable des collaborateurs par rapport à leur disponibilité totale, en excluant les congés.
Pour les plus pressés, voici les points essentiels de l’article :
- Importance du TACE : Il permet d’évaluer la productivité, en aidant à identifier les profils avec du temps non vendu et à évaluer la capacité de production. L’association du tace avec d’autres kpi comme le TJM permettra de calculer la rentabilité
- Calcul : Le TACE se calcule en divisant le temps facturable par le temps total disponible : TACE = Nombre de jours ou d’heures produits / (Nombre de jours ouvrés − Nombre de jours de congés)
- Normes : Les TACE standards varient selon les stratégies managériales mais on peut établir des taux standards selon le niveau d’expérience des collaborateurs : juniors (75-85%), intermédiaires (70-80%), seniors/managers (60-70%), directeurs/associés (50-60%).
- Indicateurs complémentaires : Le taux de disponibilité mesure le temps où les collaborateurs sont présents, tandis que le taux d’occupation mesure le temps effectivement utilisé, qu’il soit facturable ou non.
- Optimisation du TACE : Utiliser des outils de saisie des temps et de planification, automatiser les tâches répétitives et adopter une planification stratégique selon les métiers.
- Avantages : Mesure précise de l’activité, optimisation de la production, identification des temps non facturés.
- Limites : Besoin de données précises et rigoureuses, pertinence limitée aux services de production.
Pour les entreprises de services, le TACE est crucial pour évaluer la productivité. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la responsabilité de l’optimisation du TACE incombe principalement à l’encadrement et aux équipes commerciales plutôt qu’aux collaborateurs eux-mêmes. Il permet d’identifier les profils où le temps non vendu est le plus élevé et d’évaluer la capacité de production du directeur de production. Le TACE est également étroitement lié à la stratégie et à la performance commerciale, car il dépend du volume et de la valeur des projets vendus.
- Comprendre le TACE
- Stratégie pour optimiser le TACE
- Avantages et limites du TACE
- Pourquoi le TACE est essentiel pour les entreprises de services
1. Comprendre le TACE
Définition et calcul du TACE
Le TACE se calcule comme suit :
TACE = Nombre de jours ou d’heures produits / (Nombre de jours ouvrés − Nombre de jours de congés)
Exemple concret : Si un collaborateur a travaillé 15 jours sur des projets facturables durant un mois de 20 jours ouvrés avec 2 jours de congés, le TACE serait :
TACE = 15/(20−2) = 83%
Importance du TACE
Un TACE élevé indique une meilleure productivité et rentabilité, en maximisant le temps passé sur des activités génératrices de revenus.
Taux standards de TACE dans le conseil
Les TACE standards varient en fonction des industries et des profils. En moyenne, les sociétés de conseil performantes affichent des TACE de 70 à 75%, avec des variations selon les niveaux d’expérience.
- Juniors : Les profils juniors, tels que les consultants débutants ou les ingénieurs fraîchement diplômés, affichent généralement des TACE plus élevés, souvent entre 75% et 85%. Ils sont principalement affectés à des projets clients avec moins de responsabilités de gestion.
- Intermédiaires : Les collaborateurs ayant quelques années d’expérience montrent des TACE entre 70% et 80%. Ils commencent à être impliqués dans la gestion de projet et la formation des juniors, ce qui peut réduire leur TACE.
- Seniors et Managers : Les profils seniors et les managers affichent des TACE plus bas, généralement entre 60% et 70%, en raison de leurs responsabilités en management, en développement commercial, et en gestion stratégique.
- Directeurs et Associés : Les TACE pour les directeurs et associés sont souvent les plus bas, autour de 50% à 60%, car une grande partie de leur temps est dédiée à la gestion de l’entreprise, à la stratégie de développement, et à la gestion des relations avec les grands comptes, plutôt qu’à de la production facturable.
Différence entre TACE et TACI
Le TACI, ou Taux d’Activité Congés Inclus, inclut les périodes de congés dans le calcul.
TACI = Nombre de jours ou d’heures produits / Nombre de jours ouvrés
Cette distinction est importante pour comprendre la performance réelle en termes de facturation.
Indicateurs complémentaires au TACE
Taux de disponibilité
Le taux de disponibilité mesure la proportion de temps où les collaborateurs sont disponibles pour travailler, qu’ils soient affectés ou non à des projets spécifiques. Cet indicateur prend en compte les périodes de congés, de maladie, et autres absences non planifiées.
Par exemple, si un collaborateur est présent 18 jours sur 20 jours ouvrés dans un mois, son taux de disponibilité serait de :
Taux de disponibilité = 18/20 = 90%
Taux d’occupation
Le taux d’occupation mesure la proportion de temps où les collaborateurs sont effectivement occupés par des activités, qu’elles soient facturables (projets pour les clients) ou non facturables (formations internes, réunions, tâches administratives). Cet indicateur donne une vue d’ensemble sur l’utilisation effective du temps de travail.
Par exemple, si un collaborateur travaille sur des projets clients 12 jours, passe 4 jours en réunion et en formation, et reste sans tâche spécifique pendant 4 jours sur un mois de 20 jours ouvrés, son taux d’occupation serait de :
Taux d’occupation = (12+4)/20 = 80%
En résumé, le taux de disponibilité et le taux d’occupation complètent le TACE en offrant une perspective plus holistique sur l’utilisation du temps des collaborateurs, permettant ainsi une gestion plus fine et plus efficace des ressources et une optimisation de la performance globale de l’entreprise.
2. Stratégies pour optimiser le TACE
Collecte et analyse des données
L’optimisation du TACE commence par une collecte et une analyse rigoureuses des données. Utiliser des outils de saisie des temps (time tracking) et de planification (staffing) est essentiel. Ces outils permettent de recueillir des informations précises sur le temps passé par les collaborateurs sur des projets facturables et non facturables.
Par exemple, une entreprise peut viser un taux d’occupation sur des projets facturables de 80%. Grâce à ces outils, il est possible de comparer le taux d’occupation réel à la fin du mois avec les objectifs fixés, en distinguant le temps consacré aux projets clients et celui dédié aux activités internes.
Automatisation des tâches répétitives
Gains de productivité
L’automatisation des tâches répétitives peut significativement améliorer la productivité des collaborateurs. En réduisant le temps consacré à des tâches administratives ou répétitives, les employés peuvent se concentrer davantage sur des activités facturables, ce qui permet de servir et facturer plus de clients.
Impact sur le service commercial
Cependant, pour maximiser l’occupation du temps libéré par l’automatisation, il est crucial de disposer d’un flux constant de nouveaux clients et/ou de nouveaux projets. Cela signifie que le service commercial doit être efficace et que les responsables de compte doivent se concentrer sur les ventes additionnelles. L’automatisation seule ne suffit pas; elle doit être accompagnée d’une stratégie commerciale robuste pour garantir que le temps ainsi libéré est utilisé de manière productive.
Planification efficace des projets
Stratégie managériale
La planification efficace des projets dépend fortement de la stratégie managériale. Pour cause, un TACE élevé n’est pas forcément une fin en soi :
Par exemple, si l’accent est mis sur la formation interne, cela pourrait entraîner une diminution du TACE, car une partie du temps des collaborateurs sera consacrée à des activités non facturables. En revanche, une volonté de maximiser le temps facturable se traduira par une augmentation du TACE.
Adaptation selon les métiers
La nécessité d’un TACE élevé ou faible peut également varier en fonction des métiers :
- Développeurs : Pour un développeur dont les missions sont principalement la production pour des clients, le TACE doit être élevé car la majorité de leur temps doit être dédiée à des activités facturables.
- UX/UI Designers : Pour un UX/UI designer qui travaille également sur des supports internes non facturés, le TACE sera naturellement moins élevé. Ces professionnels passent une partie de leur temps sur des tâches cruciales pour l’entreprise mais non facturables, ce qui doit être pris en compte dans l’évaluation de leur performance.
En conclusion, optimiser le TACE nécessite une approche multifacette, combinant une collecte et une analyse précises des données, l’automatisation des tâches répétitives, et une planification stratégique adaptée aux différents métiers et objectifs de l’entreprise. Ces stratégies, bien mises en œuvre, permettront d’améliorer significativement la productivité et la rentabilité des entreprises de services.
3. Avantages et limites du TACE
Avantages du TACE
Contextualisation de la performance économique
Le TACE apporte un contexte important à la performance économique d’un service de production. Par exemple, si une équipe a un TACE de 85%, cela signifie qu’une grande partie de son temps est dédiée à des activités génératrices de revenus, ce qui est un indicateur positif de sa contribution à la rentabilité de l’entreprise. En comparant ce taux avec les objectifs fixés et les performances passées, les entreprises peuvent évaluer l’efficacité de leurs stratégies et prendre des décisions éclairées pour l’avenir.
Mesure fiable de l’activité de production
Le TACE offre une mesure précise de l’activité productive des collaborateurs en mettant en évidence le temps effectivement consacré aux activités facturables. Cette précision permet aux entreprises de services de mieux comprendre comment leurs ressources sont utilisées et d’identifier les opportunités d’optimisation de la production. Ainsi, les managers peuvent utiliser cette information pour ajuster les charges de travail, redistribuer les tâches et améliorer l’efficacité des équipes.
Identification des temps non facturés
Le TACE permet de distinguer les périodes de travail facturables des temps non facturés, comme les formations, les réunions internes ou les périodes d’inactivité. Cette identification est cruciale pour minimiser les pertes de productivité et maximiser le temps facturable, selon les stratégies managériales.
Limites du TACE
Besoin de données précises et rigoureuses
Le TACE dépend de la collecte de données précises et rigoureuses à partir d’outils de saisie des temps. Il est crucial que les collaborateurs saisissent leurs heures de manière régulière et exacte pour que le TACE soit fiable.
Pertinence limitée aux services de production
Le TACE est principalement pertinent pour les services de production où le temps facturable est un indicateur clé de performance. Dans les services supports, comme la comptabilité ou les ressources humaines, où les activités ne sont généralement pas facturables, le TACE n’a pas de réelle utilité. Ces départements nécessitent d’autres indicateurs de performance adaptés à leur nature de travail.
4. Pourquoi le TACE est essentiel pour les entreprises de services ?
En résumé, le TACE est un outil puissant pour mesurer et optimiser la productivité des équipes dans les entreprises de services. Il offre des avantages significatifs en termes de précision de la mesure, d’optimisation de la production et de contextualisation de la performance économique. Cependant, il nécessite des données précises et rigoureuses pour être efficace et est principalement pertinent pour les services de production.
Pour les entreprises de services tels que les cabinets de conseil, les bureaux d’études, les ESN… Intégrer le TACE dans vos outils de gestion stratégique est crucial. Il permet de maximiser l’utilisation des ressources et d’améliorer la rentabilité.
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