Modèle de cahier des charges ERP – En bonus : focus sur la gestion à l’affaire

Dans un contexte où les entreprises de services font face à une concurrence accrue, la nécessité d’un système de gestion performant est primordiale. Ce cahier des charges ERP a été conçu pour répondre aux besoins spécifiques des sociétés de services telles que les cabinets de conseils, les ESN et les bureaux d’études, en intégrant des éléments souvent négligés dans les projets ERP classiques. L’importance d’un ERP adapté à la gestion à l’affaire ne peut être sous-estimée, car il impacte directement l’efficacité opérationnelle, la satisfaction client et la rentabilité.

L’objectif de ce document est de fournir une base claire et structurée pour la mise en œuvre d’un ERP, en tenant compte des processus métiers, des exigences fonctionnelles et des enjeux spécifiques à la gestion des affaires. En élaborant ce cahier des charges, nous visons à aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leur investissement en ERP, en garantissant une adéquation parfaite entre les fonctionnalités du système et les besoins réels du marché.

N’hésitez pas à copier coller cette base pour construire votre cahier des charges ERP.

Introduction du cahier des charges pour un ERP de gestion à l’affaire

• Présentation de l’entreprise :
  • Nom de l’entreprise
  • Secteur d’activité
  • Historique de l’entreprise
  • Organigramme

• • Mentionnez les services principaux offerts par l’entreprise.
  • Décrivez les types de clients servis et les secteurs d’activité.

Utilité : Fournit aux prestataires une compréhension claire du contexte de l’entreprise, de son secteur d’activité et de ses particularités. Cela permet d’adapter les propositions à la réalité de l’entreprise.

• Objectifs du projet ERP :
  • Problématiques actuelles
  • Raisons du changement ou de l’acquisition d’un nouvel ERP
  • Objectifs à court, moyen et long terme

• • Soulignez l’importance de la gestion des projets et des affaires dans votre activité.
  • Précisez les objectifs spécifiques liés à l’amélioration de la gestion des affaires (efficacité, traçabilité, facturation, etc.).

Utilité : Clarifie les raisons derrière la recherche d’un nouvel ERP et les attentes spécifiques du projet. Permet de mesurer le succès du projet en fonction des objectifs définis.

Contexte et périmètre du projet

• Description des processus métiers actuels :
  • Cartographie des processus existants
  • Forces et faiblesses des processus actuels

• • Détaillez les processus spécifiques à la gestion de projets et d’affaires (gestion des devis, planification, suivi des projets, etc.).
  • Identifiez les outils actuels utilisés et leurs limitations.

Utilité : Identifie les processus existants, leurs forces et faiblesses, et aide à déterminer les améliorations nécessaires. Permet de cibler les fonctionnalités critiques de l’ERP.

• Périmètre fonctionnel du projet :
  • Fonctions et processus qui seront couverts par l’ERP
  • Exclusions éventuelles

• • Indiquez clairement les modules spécifiques nécessaires pour la gestion à l’affaire (ex. CRM, gestion de projets, facturation, gestion des ressources).

Utilité : Définit clairement les limites du projet, ce qui sera couvert par l’ERP et ce qui ne le sera pas. Cela évite les dérives de périmètre et les attentes irréalistes.

Besoins fonctionnels de l’ERP

• Modules fonctionnels requis :
  • Gestion de la relation client (CRM)
  • Gestion des projets
  • Gestion des ressources humaines (RH)
  • Gestion financière et comptable
  • Gestion des achats et des stocks

• • Gestion des affaires et projets :
    • Suivi des opportunités d’affaires.
    • Planification et gestion des projets (Gantt, jalons, ressources).
    • Gestion des contrats et des engagements.
    • Saisie des temps
  • Gestion des ressources humaines :
    • Allocation des ressources.
    • Suivi des compétences et disponibilité.
  • Gestion financière et facturation :
    • Génération de factures basées sur les étapes du projet.
    • Suivi des coûts et marges par projet.

Utilité : Énumère les modules nécessaires pour répondre aux besoins métiers. Permet de comparer les offres sur une base fonctionnelle claire.

• Détail des besoins par module :
  • Exigences spécifiques pour chaque module
  • Scénarios d’utilisation et cas pratiques
  • Intégrations nécessaires avec d’autres systèmes (API, import/export de données)

• • CRM :
    • Gestion des leads et opportunités.
    • Suivi des interactions clients.

• • Gestion des projets :
    • Outils de planification et de gestion des tâches.
    • Suivi des temps et dépenses par projet.
  • Facturation :
    • Facturation basée sur l’avancement du projet.
    • Gestion des retards de paiement et des relances.

Utilité : Spécifie les exigences précises pour chaque module, ce qui permet aux prestataires de proposer des solutions adaptées et de personnaliser l’ERP en fonction des scénarios d’utilisation spécifiques.

Besoins techniques

• Architecture technique :
  • Préférences pour une architecture SaaS ou On-Premise
  • Exigences en termes de sécurité et de confidentialité des données
  • Besoins en matière de performance et de scalabilité

• • Précisez les besoins en termes de mobilité et d’accès distant (important pour les équipes de services en déplacement).
  • Exigez une interface utilisateur intuitive pour faciliter l’adoption par les équipes de projet.

Utilité : Détermine les préférences en matière d’infrastructure et de sécurité, cruciales pour la stabilité et la protection des données de l’entreprise.

• Compatibilité et intégration :
  • Compatibilité avec l’infrastructure existante
  • Intégrations avec d’autres logiciels et outils
  • Exigences en termes de migration de données

• • Assurez-vous que l’ERP peut s’intégrer avec les outils de gestion de projet existants (ex. MS Project, Trello, etc.).
  • Demandez des capacités d’import/export de données pour faciliter la migration des données historiques.

Utilité : Assure que l’ERP pourra s’intégrer efficacement avec les systèmes existants et futurs, évitant des problèmes de compatibilité et facilitant la migration des données.

Critères de sélection de l’ERP

• Critères fonctionnels :
  • Adéquation avec les besoins métiers
  • Facilité d’utilisation et d’adoption par les utilisateurs

• • Vérifiez l’adéquation des fonctionnalités avec les processus de gestion des affaires spécifiques à votre entreprise.
  • Évaluez la capacité de l’ERP à gérer plusieurs projets simultanément et à fournir des rapports consolidés.

• Critères techniques :
  • Fiabilité et performance du système
  • Sécurité des données et conformité aux normes (GDPR, etc.)

• • Assurez-vous de la robustesse du système en matière de gestion de la complexité des projets et des affaires.
  • Validez les options de personnalisation et de configuration pour répondre aux besoins spécifiques.

• Critères économiques :
  • Coûts d’acquisition et de mise en œuvre
  • Coûts de maintenance et de support
  • Retour sur investissement (ROI)

• • Évaluez le coût total de possession en tenant compte des modules supplémentaires nécessaires pour la gestion à l’affaire.

• Critères de support et d’accompagnement :
  • Qualité du support client
  • Formation et documentation fournies
  • Disponibilité de services de consulting ou d’assistance technique

• • Assurez-vous que le prestataire offre un support spécialisé dans la gestion de projets et d’affaires.

Utilité :

• Permet d’évaluer les offres en fonction de leur adéquation avec les besoins métiers spécifiques, facilitant une sélection basée sur des besoins réels.
• Garantit que l’ERP choisi sera fiable, performant et sécurisé, répondant aux standards techniques de l’entreprise.
• Aide à estimer le coût total de possession (TCO) et à assurer que l’ERP choisi offre un bon retour sur investissement (ROI).
• Assure que l’entreprise bénéficiera d’un support adéquat pour la mise en œuvre et l’utilisation de l’ERP, réduisant les risques d’échec du projet.
• Permet aux prestataires consultés de savoir où vont vos priorités pour répondre à vos besoins de la manière la mieux orientée possible.

Planning et jalons du projet ERP

• Phases du projet :
  • Planification
  • Développement et configuration
  • Tests et validation
  • Formation des utilisateurs
  • Déploiement

Utilité : Fournit un cadre temporel clair pour le déroulement du projet, assurant une progression organisée et maîtrisée.

• Calendrier prévisionnel :
  • Dates clés et jalons importants
  • Durée estimée pour chaque phase

Utilité : Permet de suivre les progrès du projet et de respecter les délais, évitant les retards et les dépassements de budget.

Budget prévisionnel à préciser dans le cahier des charges ERP de gestion à l’affaire

• Coûts initiaux :
  • Licences logicielles
  • Coûts de développement et de personnalisation
  • Coûts de migration des données

Utilité : Aide à prévoir les investissements nécessaires pour l’acquisition et la mise en œuvre de l’ERP, facilitant la planification financière.

• Coûts récurrents :
  • Maintenance
  • Support technique
  • Mises à jour et évolutions du système

Utilité : Anticipe les coûts de maintenance et de support, permettant une gestion budgétaire à long terme et une évaluation précise de la rentabilité du projet.

Annexes du cahier des charges ERP

• Glossaire des termes :
  • Définitions des termes techniques et spécifiques à l’ERP

Utilité : Clarifie les termes techniques et spécifiques au projet ERP, assurant une compréhension commune entre toutes les parties prenantes. Permet de les utiliser simplement tout au long du cahier des charges ERP puis de la collaboration.

• Documentation complémentaire :
  • Schémas de processus
  • Exemples de rapports et de tableaux de bord souhaités

Utilité : Fournit des informations supplémentaires pour mieux comprendre les besoins et attentes, aidant à la formulation de propositions précises.

• Liste des contacts :
  • Personnes de contact internes et externes
  • Coordonnées des responsables de projet

Utilité : Facilite la communication entre les différentes parties prenantes, assurant une coordination efficace tout au long du projet.

De manière générale, joignez à votre cahier des charges ERP tout document ou informations complémentaires qui permettraient de mieux saisir votre contexte, vos enjeux, vos besoins.

Votre cahier des charges pour un ERP, tout comme pour n’importe quel autre projet, doit être bien organisé pour faciliter la compréhension et le partage des informations, mais il doit aussi être bien complet pour s’adapter à votre situation spécifique. Attention tout de même à éviter la liste au Père Noël : les besoins, les contraintes et le budget annoncés dans le cahier des charges doivent être alignés pour rendre ce projet ERP réalisable.

Besoin de plus d’informations ou d’un accompagnement spécifique ? Contactez-nous, les experts ERP et développement sur mesure de Chronos sont à votre disposition.