Si la crise sanitaire a sans doute aggravé le phénomène, les impayées sont depuis toujours une source d’inquiétude pour de nombreux dirigeants français. Enclenchant un court-circuit comptable, les retards de paiement peuvent affecter la capacité de l’entreprise à faire face à ses propres dépenses, jusqu’à en miner l’intégrité financière. Activer le bon processus de prévention et bien relancer les clients c’est donc essentiel. Mais comment éviter les erreurs et quels outils utiliser pour défendre ses intérêts économiques ?
La procédure de recouvrement
Lors d’une transaction de marchandises ou de services, on parle d’impayé si la somme due n’a pas été réglée à la date d’échéance indiquée sur le document de contrat. Si derrière ce retard se cache un oubli, une erreur ou un détail administratif, la solution sera probablement rapide et non conflictuelle. Néanmoins, d’autres scénarios plus complexes s’ouvrent si le client, par exemple, se déclare insatisfait, si la communication est opaque ou s’il se trouve en situation d’insolvabilité.
Le recouvrement amiable
Quelle que soit la raison du retard, avant d’engager une action en justice, la loi prévoit de passer par une phase amiable. Vous devrez tout d’abord relancer le client par téléphone, par mail et par courrier et, si après 30-60 jours depuis la date d’échéance, les rappels ne produisent pas toujours l’effet souhaité, vous pouvez alors envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception mentionnant la mise en demeure de votre débiteur. Avant de saisir un tribunal, c’est la dernière occasion pour honorer le contrat ou trouver un arrangement.
Le recouvrement judiciaire
Si cette première phase de recouvrement amiable échoue, une des trois procédures de recouvrement judiciaire est à choisir.
- Vous pouvez demander au juge d’obtenir une ordonnance d’injonction de payer, une procédure légère qui, à défaut d’opposition, vous permettra de récupérer rapidement la somme due.
- Si votre débiteur est dans l’impossibilité de contester sérieusement la créance, optez plutôt pour un référé provision, qui permet d’obtenir une décision du tribunal dans un délai d’un mois.
- Enfin, l’assignation en paiement est un véritable procès, mais il faut la privilégier si vous pensez que votre débiteur va sérieusement contester la réalité de votre créance.
Les erreurs à éviter si vous relancez
vos impayés
Même si en dernier recours, le recouvrement judiciaire est parfois le seul moyen à disposition du créancier pour récupérer l’impayé. Il est toutefois important de souligner que, surtout en cas de procès, cela peut impliquer d’importantes dépenses en termes de frais, d’énergies et de temps. Il est donc prioritaire de bien soigner la phase amiable, qui peut amener à une solution rapide et certainement moins coûteuse.
La prévention est sans doute le moyen le plus efficace de se protéger et d’éviter les mauvaises surprises. Avant d’entreprendre un échange commercial avec un nouveau client, vérifiez sa solvabilité auprès du Trésor Public ou de l’URSSAF et, surtout si la nature de votre prestation est complexe et peu quantifiable, rédigez un document de contrat clair et détaillé. N’hésitez pas à ajouter des clauses de prévention : par exemple, la mention de pénalités peut efficacement dissuader les retards.
Il est aussi important de veiller à ne pas commettre des erreurs qui pourraient compromettre l’efficacité de votre action de recouvrement. Voici cinq parmi les plus fréquents.
Ne pas reconnaître les spécificités du client
Posez-vous les bonnes questions concernant votre client : quels sont les contacts à privilégier ? Quel est son processus de paiement ? Quelles spécificités faut-il considérer par rapport à sa taille ou à son secteur d’activité ? Mieux comprendre votre interlocuteur vous aidera à choisir la bonne stratégie de recouvrement.
Manque de planification
Le manque de planification augmente les risques d’erreur et peut compromettre la création d’un dossier convaincant en cas de litige : établissez un calendrier et respectez-le soigneusement, à partir de l’émission de la facture jusqu’à une éventuelle mise en demeure.
Ne pas identifier le problème
Une erreur très courante consiste à appliquer aveuglément la même procédure à chaque cas, sans faire l’effort de comprendre la raison du retard : par exemple, une erreur de libellé de facture ne demande pas le même traitement qu’une demande d’un délai supplémentaire.
Attendre les échéances
Prévoyez toujours l’envoie d’une pré-relance pour rappeler que la date d’échéance approche. En procédant ainsi, les délais seront plus facilement respectés et vous rendrez service au client, car vous l’aiderez aussi à planifier en avance des échéances.
Négliger la communication
Un client est avant tout un partenaire commercial : la rigueur est essentielle, mais vous devrez aussi faire preuve de flexibilité et agir de manière proportionnée. Commencez pour soigner votre communication : confiez les relances à un collaborateur expérimenté, capable de maintenir le bon équilibre entre fermeté et écoute. Si le commercial titulaire du compte a réussi à instaurer une relation privilégiée, n’hésitez pas à l’impliquer. Des menaces ou d’autres attitudes agressives sont, bien évidemment à proscrire : pas seulement ne feront pas avancer le dossier dans le bon sens, mais nuiront à l’image de votre entreprise.
Optimiser vos relances avec un outil ERP
Une fois les précautions nécessaires prises et les erreurs les plus courantes évitées, vous constaterez une nette amélioration de votre capacité à prévenir et à gérer les impayés. Cependant, il est parfois nécessaire d’aller plus loin et s’assurer une meilleure gestion des processus grâce à l’adoption d’un progiciel de gestion intégré (ERP) qui optimise les procédures de recouvrement. Ce genre de solution vous permettra de planifier votre stratégie à l’avance, d’automatiser les actions de façon personnalisée et de libérer du temps précieux à dédier à des activités à forte valeur ajoutée.
Utiliser Chronos pour vos relances
Traditionnellement destinés aux grandes entreprises en raison de leur coût et d’une mise en place complexe, les systèmes ERP s’adressent désormais à tout type d’entreprise, grâce à des prix plus accessibles et à la possibilité d’une utilisation en modalité Saas.
C’est le cas de Chronos, le ERP développé par Castelis pour répondre aux besoins spécifiques des activités de service et de conseil. Concernant le processus de recrutement, Chronos vous permettra non seulement de dématérialiser vos factures, mais aussi d’automatiser de façon intelligente le processus de recouvrement des créances. Parmi ces principales avantages, on peut mentionner :
- la présence d’un tableau de bord unique et d’un outil d’analyse pour vous aider à mieux comprendre le client et son comportement ;
- la possibilité de définir des intervalles des relances à partir de la date d’échéance de la facture et de configurer 4 niveaux de relance possibles ;
- organiser et commenter toutes les relances effectuées par client ;
- envoyer des courriers en ligne grâce à l’intégration de la solution Maileva ;
- construire et appliquer des scénarios de relances personnalisés par rapport à chaque client et à chaque situation ;
- exploiter l’intelligence artificielle pour créer des profils client et en anticiper le comportement…
Si vous souhaitez en savoir plus sur Chronos, n’hésitez pas à contacter nos équipes. On saura vous conseiller et vous accompagner au mieux dans la mise en place de votre système ERP, y compris dans la gestion des procédures de recouvrement.
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